Chaque mouvement doit expliquer une variation
Un stock fiable se construit mouvement par mouvement. Une entrée peut venir d’une facture fournisseur, d’un bon de réception, d’un retour client ou d’une production. Une sortie peut venir d’une livraison, d’une consommation interne, d’une casse, d’un retour fournisseur ou d’un transfert.
Si la quantité change sans pièce ni motif, le stock devient théorique. La comptabilité ne pourra pas justifier la valorisation, et l’équipe commerciale ne pourra pas promettre une disponibilité fiable.
Les informations à conserver
Chaque mouvement doit garder au minimum: date, article, quantité, dépôt, utilisateur, référence de pièce, type de mouvement et commentaire. Pour les produits sensibles, ajoutez lot, numéro de série, date d’expiration ou fournisseur d’origine.
Cette trace permet de comprendre les écarts d’inventaire et de sécuriser les ventes.
Contrôles avant clôture
DZ Compta doit signaler les sorties sans stock disponible, les doublons de réception, les transferts non confirmés, les mouvements postérieurs à un inventaire validé et les articles à unité incohérente.
Un ajustement manuel doit rester rare. Lorsqu’il existe, il doit être validé et documenté, car il peut modifier la marge et les états financiers.
Multi-entrepôts et transferts
Dans une organisation multi-entrepôts, le transfert ne doit pas être une simple sortie puis une entrée isolée. Il doit conserver le lien entre dépôt source et dépôt destination pour que l’écart éventuel soit localisé.
Sources officielles utiles
- SCF - classe 3 comptes de stocks et encours
- Loi n° 07-11, pièces justificatives et organisation comptable
Garder l’historique lisible
Un mouvement doit raconter une histoire claire: pourquoi l’article a bougé, qui a validé, sur quelle pièce, depuis quel dépôt et vers quelle destination.