كل تغير في الكمية يحتاج سبباً
حركات المخزون هي الدليل وراء الكمية. إذا قال النظام إن هناك 48 وحدة، يجب أن تستطيع المؤسسة معرفة كيف وصل الرقم إلى 48: رصيد افتتاحي، استلامات، تسليمات، إرجاعات، تحويلات، تسويات وجرد.
هذا الأثر مهم للمؤسسة الجزائرية لأن المخزون يدخل في قراءة الهامش وفي ملف الإقفال عندما تكون قيمته مؤثرة.
أنواع الحركات الأساسية
استعمل أنواع حركة واضحة بدلاً من تصحيح يدوي عام:
- استلام من المورد؛
- تسليم للزبون؛
- إرجاع من الزبون؛
- إرجاع إلى المورد؛
- تحويل بين المخازن؛
- استهلاك أو إنتاج إذا كان النشاط يتطلب ذلك؛
- تسوية جرد؛
- تلف أو ضياع؛
- استعمال داخلي.
كل حركة يجب أن تحمل تاريخاً، مادة، كمية، مخزناً، مستخدماً ومرجعاً تجارياً. في الاستلام، رابط الكلفة مهم لأنه يؤثر على تقييم المخزون.
لا تجعل التسويات اليدوية عادة
التسوية اليدوية ضرورية أحياناً، لكنها لا يجب أن تصبح الطريقة العادية لتسيير المخزون. تكرار التسويات يعني أن حركة حقيقية مفقودة. قبل قبول تصحيح كبير، اسأل هل المشكل في الاستلام، التسليم، التحويل، الإرجاع، وحدة القياس أو تكرار رموز المواد.
يجب أن تشرح التسوية السبب. عبارة “تصحيح” وحدها لا تكفي.
الربط مع الجرد والمخازن
الجرد يؤكد الكمية الفعلية. تعدد المخازن يوضح مكان المادة. حركات المخزون تربط بينهما.
التحويل يجب أن ينقص مخزن المصدر ويزيد مخزن الوجهة ضمن نفس الحدث. إذا سجل الطرفان بشكل منفصل، قد تبدو الكمية الإجمالية صحيحة بينما يبقى كل مخزن خاطئاً.
قائمة رقابة شهرية
قبل نهاية الشهر، راجع:
- حركات أدخلت بعد تاريخ الفترة؛
- مخزوناً سلبياً؛
- حركات بتاريخ قديم؛
- تسويات يدوية كبيرة؛
- استلامات بدون وثيقة مورد؛
- تسليمات بدون مرجع بيع؛
- تحويلات لم يؤكدها مخزن الوجهة؛
- حركات على مواد غير نشطة.
مراجع رسمية
أثر حركة واضح
تسيير المخزون ليس كمية نهائية تكتب في تقرير. هو تاريخ حركات يستطيع مسؤول المخزن، المحاسب والمدير قراءته ومراجعته.