التنبيه مفيد فقط إذا أدى إلى قرار
كثير من المؤسسات تفعل تنبيهات المخزون ثم تتجاهلها. السبب غالباً أن العتبات أدخلت مرة واحدة ولم تراجع، فأصبحت كل المواد مستعجلة.
بالنسبة لمؤسسة جزائرية، يجب أن تساعد تنبيهات النفاد على اختيار القرار: شراء، تحويل من مخزن آخر، حجز كمية موجودة أو مراجعة الطلب.
ابدأ بالمخزون المتاح
لا يجب أن ينظر التنبيه إلى الكمية الفعلية فقط. يجب أن يحسب المخزون المتاح:
- الكمية الموجودة؛
- الكميات المحجوزة للزبائن؛
- التسليمات المعلقة؛
- أوامر الشراء المنتظرة؛
- المخزون المحجوز للجودة أو النزاع؛
- مخزون مخازن أخرى يمكن تحويله.
إذا تجاهلت المؤسسة الحجوزات والطلبات المفتوحة، قد تشتري متأخرة أو تشتري مرتين.
اضبط العتبة الصحيحة
الحد الأدنى للمخزون يجب أن يأخذ بعين الاعتبار:
- متوسط الاستهلاك؛
- أجل المورد؛
- انتظام التسليم؛
- الموسم؛
- الحد الأدنى للشراء؛
- أهمية المادة؛
- قدرة الخزينة.
لا تصلح نفس القاعدة لكل المواد.
افصل أنواع التنبيهات
يمكن فصل التنبيهات إلى:
- خطر نفاد حرج؛
- بلوغ نقطة إعادة الطلب؛
- مخزون راكد؛
- مخزون محجوز أو منتهي الصلاحية؛
- عدم توازن بين المخازن؛
- مخزون سلبي غير عادي.
إذا كان كل شيء أحمر، فلن يهتم الفريق بأي شيء.
اربط التنبيه بالشراء أو التحويل
يجب أن يقود التنبيه إلى إجراء واضح: طلب شراء، أمر مورد، طلب تحويل أو مراجعة من الإدارة. يجب أن يرى المستخدم المادة، المخزن، الكمية المتاحة، العتبة، الكمية المقترحة والمسؤول.
كما يجب منع إنشاء طلبات مكررة عندما يوجد أمر شراء مفتوح.
اجعل التنبيه قابلاً للثقة
لا يوجد تنبيه موثوق إذا كانت بطاقة المادة نفسها ضعيفة. راجع الوحدة، المورد، أجل التوريد، الحد الأدنى للشراء، المخزن الافتراضي، حالة المادة وهل توجد قيود مثل تاريخ صلاحية أو رقم دفعة.
بالنسبة للمواد الغذائية أو المنتجات التي تحتاج تتبعاً، يجب أن يعمل التنبيه مع الدفعات والتواريخ. كمية موجودة لكنها منتهية الصلاحية أو محجوزة لا يجب أن تظهر ككمية متاحة للبيع.
صفحات مرتبطة
استعمل التنبيهات مع حركات المخزون، المخزون متعدد المخازن والجرد. التنبيه لا يكون موثوقاً إذا كانت الحركات خلفه ضعيفة.
مراجع مفيدة
الإشارة المفيدة
تنبيه النفاد ليس زينة في لوحة القيادة. هو نقطة قرار يجب أن تبين الخطر والسبب والإجراء التالي قبل أن يصل المشكل إلى الزبون.