التتبع يجيب عن الأصل والموقع والوجهة
بالنسبة للمنتجات الحساسة، يجب أن تعرف المؤسسة من أين جاءت المادة، أين توجد الآن وإلى أين ذهبت. قد يتعلق الأمر بحصص، أرقام تسلسلية، تواريخ انتهاء، ضمانات، مواد مستوردة، قطع غيار أو منتجات خاضعة لمراقبة خاصة.
التتبع يختلف عن رصيد كمية بسيط. الكمية تقول “10 وحدات”. التتبع يشرح أي 10 وحدات.
متى نستعمل الحصص أو الأرقام التسلسلية؟
استعمل تتبع الحصص عندما تشترك عدة وحدات في نفس دفعة الإنتاج، تاريخ الانتهاء أو حصة المورد. واستعمل الرقم التسلسلي عندما يجب متابعة كل وحدة وحدها، مثل المعدات، الأجهزة أو القطع مرتفعة القيمة.
يجب أن يحدد ملف المادة هل التتبع إجباري. إذا ترك اختيارياً، قد يتجاوزه المستخدمون تحت الضغط ويصبح التاريخ ناقصاً.
تاريخ الحركة يجب أن يبقى قابلاً للقراءة
يعتمد التتبع على حركات المخزون. الاستلام يجب أن يحفظ المورد، الوثيقة، الحصة أو الرقم التسلسلي، التاريخ والمخزن. التسليم يجب أن يبين الزبون، الوجهة والحصة أو الرقم التسلسلي. الإرجاع يجب أن يحافظ على الرابط الأصلي عندما يكون ذلك ممكناً.
في المخزون متعدد المخازن، يجب أن يحتفظ التحويل بهوية الحصة أو الرقم التسلسلي. لا يجب أن تضيع قابلية التتبع لأن المادة انتقلت من مخزن إلى آخر.
الرقابة
راجع المواد المباعة دون حصة أو رقم تسلسلي مطلوب، الحصص المنتهية، الحصص المحجوزة، الأرقام التسلسلية المرجعة، التواريخ غير المنطقية والمخزون الموجود بالكمية دون تفاصيل تتبع.
للمواد الحساسة، قلل التصحيحات اليدوية. تصحيح يغير الكمية دون حفظ تاريخ الحصة أو الرقم التسلسلي يضعف ملف التتبع كله.
مراجع رسمية
تتبع يمكن استعماله
التتبع ليس إضافة شكلية. هو الدليل الذي يسمح للمؤسسة بتحديد المنتج، شرح تاريخه والتصرف بسرعة عند ظهور مشكلة في حصة، رقم تسلسلي أو مورد.