التنبيه يجب أن يقود إلى قرار
تنبيه النفاد مفيد فقط إذا ساعد الفريق على اتخاذ قرار: شراء، تحويل من مخزن آخر، استعمال بديل، إيقاف البيع مؤقتاً أو مراجعة العتبة. إذا كانت التنبيهات كثيرة أو متأخرة، سيتجاهلها المستخدمون وتعود المؤسسة إلى الاستعجال.
في الجزائر، آجال الموردين، التأخر في الاستيراد، توفر السوق المحلي وضغط الخزينة قد تجعل النفاد مكلفاً. لذلك يجب أن تكون قواعد التنبيه عملية وليست شكلية.
معطيات العتبة المفيدة
راجع لكل مادة مهمة:
- الاستهلاك المتوسط؛
- أجل المورد؛
- مستوى الخدمة المطلوب؛
- مخزون الأمان؛
- كمية الطلب؛
- أوامر الشراء المفتوحة؛
- المخزون المتاح حسب المخزن؛
- الموسمية أو الحملات؛
- المواد البديلة.
عتبة واحدة لكل المواد عادة ضعيفة. مادة سريعة الدوران وقطعة مستوردة بطيئة لا تحتاجان نفس القاعدة.
قبل الشراء، افحص التحويل
يجب أن يفحص التنبيه أولاً هل توجد الكمية في مخزن آخر. تعدد المخازن قد يمنع شراءً غير ضروري عندما يكون التحويل كافياً. كما يجب أن يتحقق التنبيه من أوامر الشراء المفتوحة.
للمواد مرتفعة القيمة، قد يحتاج الشراء إلى مصادقة. وللمواد الحرجة، قد تحتاج المؤسسة إلى مخزون أمان أعلى.
جودة الحركات تصنع جودة التنبيهات
حركات المخزون الضعيفة تنتج تنبيهات ضعيفة. إذا تأخر تسجيل الاستلام، قد يطلب البرنامج شراء مادة موجودة فعلاً. وإذا لم تسجل التسليمات في وقتها، يأتي التنبيه متأخراً.
لذلك الجرد والانضباط في الحركات جزء من نظام التنبيهات.
مراجعة شهرية
راجع التنبيهات التي تم تجاهلها، المشتريات المستعجلة، النفاد رغم وجود عتبة، المواد فوق الحد الأقصى والتحويلات الطارئة المتكررة. هذه الحالات تظهر أين يجب تعديل العتبة أو بيانات المورد أو توقيت الحركات.
مراجع رسمية
قرار التنبيه
تنبيهات النفاد يجب أن تحمي المبيعات والخزينة في نفس الوقت. السؤال ليس فقط: هل الكمية منخفضة؟ بل: ما هو أفضل قرار الآن؟