المخزون ليس موضوع مخزن فقط
تظهر مشاكل المخزون أولاً في التشغيل: طلب زبون لا يمكن تسليمه، شراء مستعجل، أو مادة موجودة فعلياً وغير موجودة في النظام. ثم تصل نفس المشكلة إلى المحاسبة: هامش خاطئ، قيمة إقفال ضعيفة وفروقات غير مفسرة.
لذلك يجب أن يبنى برنامج تسيير المخزون حول الرقابة وليس حول قائمة مواد فقط.
ابدأ ببيانات مواد نظيفة
قبل أي جرد، يجب تنظيف ملف المواد. كل مادة تحتاج إلى رمز واضح، اسم، وحدة قياس، عائلة، معاملة جبائية، مرجع مورد وقاعدة مخزن. إذا وجدت نفس المادة بعدة أسماء، ستنقسم الكميات والكلف على رموز مختلفة.
الأمر نفسه ينطبق على المخازن. الوكالة، المستودع، مخزون السيارة أو مخزون الأمان لا يجب خلطها إذا كانت المسؤولية مختلفة.
سجل كل حركة بسبب واضح
المخزون الموثوق يبنى حركة بعد حركة:
- استلام شراء؛
- تسليم بيع؛
- تحويل بين المخازن؛
- إرجاع زبون؛
- إرجاع مورد؛
- إخراج للإنتاج أو التجميع؛
- تسوية جرد؛
- كسر أو تلف أو انتهاء صلاحية.
كل حركة يجب أن تحمل تاريخاً، مستخدماً، مرجع وثيقة وسبباً. تغيير كمية دون سبب ليس حركة مخزون، بل تحقيق مؤجل.
الجرد الدوري أفضل من مفاجأة آخر السنة
الجرد السنوي مهم، لكنه متأخر لاكتشاف كل الأخطاء. المواد عالية القيمة، سريعة الدوران أو الحساسة تحتاج إلى جرد دوري خلال السنة.
الهدف ليس عد كل شيء كل يوم. الهدف هو كشف الأسباب المتكررة: خطأ استلام، وحدة قياس خاطئة، إرجاع غير مسجل، تحويل غير مراقب أو رمز مادة مكرر.
اربط الكميات بالقيمة
الكمية وحدها لا تكفي. يجب أن تكون للمؤسسة طريقة تقييم مخزون قابلة للدفاع عنها: كلفة شراء، CMP أو FIFO، خسائر قيمة ورقابة إقفال.
في إطار SCF، المخزون جزء من الحسابات والقوائم المالية. إذا كان المخزون غير مطابق للمحاسبة، ستظهر نسختان من نفس المؤسسة.
رقابة شهرية مختصرة
في نهاية كل شهر، راجع:
- المخزون السلبي؛
- مواد بدون كلفة؛
- استلامات مفتوحة قديمة؛
- مواد بلا حركة؛
- تسويات كبيرة؛
- فرق القيمة بين المخزن والمحاسبة؛
- مواد تحت العتبة؛
- مواد تالفة أو راكدة.
هذه الرقابة قصيرة، لكنها تمنع معظم مفاجآت الإقفال.
مرجع رسمي
ما يهم المدير فعلاً
تسيير المخزون الجيد هو انضباط يومي متكرر. البرنامج يخزن البيانات، لكن المؤسسة تحتاج إلى رموز نظيفة، حركات مبررة، جرد منتظم، طريقة تقييم ثابتة ومسؤوليات واضحة.